Soldemin työnhakijarekisteri
Rekisterin tietosuojaseloste päivitetty 5.9.2022.
Rekisterin nimi
Soldemin työnhakijarekisteri.
Rekisterinpitäjä
Soldem
Y-tunnus: 2264755-0
Hatanpään Valtatie 20, 33100 TAMPERE
1. Yleistä
Soldem käyttää rekrytointiprosessissa Teamtailor:n tarjoamaa palvelua (”Palvelu”), jonka avulla työnhakija (”Käyttäjä”) täyttää työhakemuksen, lisää tai täydentää itseään koskevia tietoja tai pitää yhteyttä Soldemin rekrytoinnista vastaaviin henkilöihin. Palvelun avulla Soldem hallinnoi hakuprosessia. Henkilötietoja käsitellään tietoturvallisesti ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
2. Rekisterin käyttötarkoitus ja laillisuus
Käyttäjien henkilötietoja kerätään, käytetään ja säilytetään rekrytointitarkoitukseen.
Henkilötietoja käsitellään työtehtävään soveltuvuuden arvioinnissa sekä kaikessa yhteydenpidossa, kuten työhaastatteluun kutsuttaessa. Henkilötietoja käytetään myös mahdollisessa työsuhteen perustamisessa, jolloin työsuhteen kannalta olennaiset henkilötiedot siirretään Soldemin henkilöstörekisteriin.
Käyttäjän luovuttamia henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin. Käyttäjälle voidaan kuitenkin tarjota muita yrityksen avoimia työmahdollisuuksia.
Käyttäjä antaa suostumuksen luovuttamiensa henkilötietojen käsittelyyn, kun Käyttäjä;
- täyttää hakemuksen Palvelun kautta lisäämällä itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten Facebookin, LinkedInin tai sähköpostipalvelun kautta; ja
- käyttää Palvelua ollakseen yhteydessä Rekisterinpitäjän rekrytointiosastoon lisäämällä itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten Facebookin, LinkedInin tai sähköpostipalvelun kautta.
Käyttäjällä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä Rekisterinpitäjään sähköpostitse tietosuoja@soldem.fi. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin johtaa siihen, että Käyttäjä ei voi hakea tiettyä työtä tai muuten käyttää Palvelua.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöön paneminen ja työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen.
Henkilötietojen perusteella ei tehdä profilointia eikä henkilötietojen käsittelyyn liity automatisoitua päätöksentekoa.
Yhdistettyä analyysiä tai markkinatutkimusta varten käsitellyt henkilötiedot muutetaan aina tunnistamattomiksi, eikä tällaisia henkilötietoja voida käyttää tietyn Käyttäjän tunnistamiseen. Näitä tietoja ei siten pidetä henkilötietona.
3. Milloin ja miten henkilötietoja kerätään
Henkilötietoja kerätään, kun Käyttäjä;
- täyttää hakemuksen Palvelun kautta tai lisää itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten Facebookin, LinkedInin tai sähköpostipalvelun kautta;
- käyttää Palvelua pitääkseen yhteyttä henkilöstöömme lisäämällä henkilökohtaisia tietoja itsestään joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten Facebookin, LinkedInin tai sähköpostipalvelun kautta;
- tarjoaa tunnistettavia tietoja chatin kautta (toimitetaan Palvelua käyttävän verkkosivuston kautta) ja kun tällaiset tiedot ovat tärkeitä hakumenettelyn kannalta;
Soldemin nykyiset työntekijät voivat joissakin tapauksissa antaa suosituksia mahdollisista hakijoista. Tällaiset työntekijät lisäävät mahdollisten hakijoiden tietoja ja näissä tapauksissa potentiaalista hakijaa pidetään Käyttäjänä tämän tietosuojakäytännön puitteissa ja hänelle ilmoitetaan käsittelystä.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi pitää sisällään seuraavia tietoja:
- Työnkesto (vakituinen, määräaikainen, osa-aikainen, kesätyö)
- Haettavan työn alkamispäivä ja päättymispäivä
- Hakijan CV ja vapaamuotoinen hakemus
- Hakijan muut oma-aloitteisesti toimittamat tiedot omasta taustasta, osaamisesta, elämäntilanteesta, kiinnostuksen kohteista sekä tiedot mahdollisista suosittelijoista yhteystietoineen.
5. Säilytys ja siirrot
Soldem ei luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Voimme siirtää Käyttäjien henkilötietoja seuraaville:
- urakoitsijallemme ja alihankkijallemme, jotka toimivat ohjeidemme mukaisesti käsittelijöinä ja alikäsittelijöinä palvelun tarjoamiseksi;
- viranomaisille tai lainopillisille neuvonantajille siinä tapauksessa, että epäillään rikollista tai sopimatonta toimintaa;
- viranomaisille, oikeudellisille neuvonantajille tai muille toimijoille, jos lain tai viranomaisen määräyksen mukaan niin vaaditaan.
Siirrämme käyttäjien henkilötietoja vain luottamillemme kolmansille osapuolille. Valitsemme yhteistyökumppanit huolellisesti varmistaaksemme, että Käyttäjän henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Palvelun kautta kerätyt henkilökohtaiset tiedot tallennetaan ja käsitellään EU/ETA-alueella tai sellaisissa Kolmansissa maissa, joilla on Euroopan komission mielestä riittävä suojan taso, tai jota käsittelevät sellaiset palveluntarjoajat, jotka ovat tehneet täysin kolmansien maiden siirtojen laillisuuden mukaisia sopimuksia tai muut palveluntarjoajat, joilla on riittävät takeet siirrettävien tietojen rekisteröityjen oikeuksien suojelemiseksi.
7. Kuinka kauan henkilötietoja käsitellään
Soldem säilyttää Palvelun kautta kerättyjä henkilötietoja 12 kuukauden ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan automaattisesti 14 vuorokauden kuluttua. Käyttäjän on mahdollista jatkaa henkilötietojen säilyttämistä Palvelussa seuraavan 12 kuukauden ajan antamalla yksilöity suostumus henkilötietojen käsittelyyn tulevia rekrytointeja varten.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Käyttäjällä on oikeus
- pyytää tietoja omien henkilötietojen käsittelymenetelmistä
- oikaista häntä koskevat virheelliset henkilötiedot
- vaatia käsittelyn poistoa tai rajoittamista sekä - tietyissä olosuhteissa - oikeus vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella.
- peruuttaa kaikki Rekisterinpitäjälle käsittelyyn antamiensa tietojen suostumus. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa, että Käyttäjä ei voi hakea tiettyyn työhön tai muuten käyttää Palvelua.
- tietyissä olosuhteissa oikeus tietojen siirrettävyyteen, mikä tarkoittaa oikeutta henkilökohtaisten tietojen vastaanottamiseen ja siirtämiseen toiselle rekisterinpitäjälle, niin kauan kun tämä ei vaikuta kielteisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle häntä koskevien henkilötietojen käsittelystä siinä tapauksessa, että Käyttäjä uskoo henkilötietojen käsittelyn loukkaavan tietosuojalain oikeudellisia puitteita.
Pyyntö oikeuksien käyttämisestä tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@soldem.fi.
9. Käsittelyn turvallisuus
Tietojen turvallinen käsittely ja henkilökohtainen koskemattomuus on meille erittäin tärkeä asia ja työskentelemmekin aktiivisesti Käyttäjien henkilötietojen huolellisen käsittelyn varmistamiseksi. Toteutamme kohtuudella odotettavissa olevat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaaksemme, että Käyttäjien ja muiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti sekä tämän tietosuojakäytännön ja GDPR-asetuksen mukaisesti. Käyttöoikeushallinnalla huolehdimme, että henkilötietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joiden työtehtävien hoitamisen kannalta se on olennaista. Koulutamme henkilökuntaamme säännöllisesti turvalliseen tietojenkäsittelyyn.
Tietojen siirto Internetin ja mobiiliverkon kautta sisältää kuitenkin riskejä, ja kaikki siirrot tehdään tiedon siirtäjän omalla vastuulla. On tärkeää, että Käyttäjät ottavat myös vastuun tietojensa suojauksesta. Onkin Käyttäjän vastuulla, että hänen kirjautumistietonsa pidetään salassa.
10. Tietojen käyttö tilastollisessa tarkoituksessa
Saatamme jakaa koottuja tietoja kolmansille osapuolille. Aggregoidut tiedot on tällöin koottu Palvelun kautta kerätyistä tiedoista ja voivat koostua esimerkiksi Internet-liikenteen tilastoista tai geologisesta sijainnista Palvelun käyttöä varten. Kootut tiedot eivät sisällä tietoja, joiden avulla yksittäisiä henkilöitä voitaisiin tunnistaa, eivätkä ne siten ole henkilötietoja.
11. Evästeet
Tietoja Käyttäjän palvelun käytöstä voidaan tallentaa evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan Käyttäjän laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin internetselaimeen Palvelua käytettäessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme Käyttäjän Palveluun liittyvää käyttökokemusta ja kerätäksemme tietoa esimerkiksi Palvelun käyttöä koskevista tilastoista. Tämä tehdään palvelun turvaamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden avulla kerätyt tiedot voivat joissain tapauksissa olla henkilötietoja, ja tällaisissa tapauksissa niitä säätelee evästekäytäntömme.
Käyttäjät voivat milloin tahansa estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa paikallisia asetuksia. Evästeiden poistaminen käytöstä voi vaikuttaa Palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi jotkin Palvelun toiminnot saattavat olla pois käytöstä.
12. Tietosuojaselosteen muutokset
Meillä on oikeus tehdä muutoksia tai lisäyksiä tietosuojakäytäntöömme milloin tahansa. Myös lainsäädäntö voi muuttua, joten asiakkaan tulee tutustua tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.
Tietosuojakäytännön uusin versio on aina saatavilla Palvelun kautta.
Yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava
Johanna Lehtinen, rekrytointipäällikkö
johanna.lehtinen@soldem.fi
Eemeli Iltanen, tietosuojavastaava
tietosuoja@soldem.fi
